Kategori: Manajemen Pendirian Klinik

Indonesia adalah Negara yang memiliki penduduk hampir 1/4 Milyard jiwa. Bagaimana potensi pasar di bidang kesehatan di Indonesia tahun mendatang ?

Klinik kesehatan di Indonesia telah diatur dalam peraturan menteri kesehatan no 09 tahun 2014, silahkan simak pemaparan kami bagaimana peraturan tersebut

 

Bagaimana langkah-langkah yang aman dan nyaman untuk mendirikan klinik kesehatan di Indonesia?

silahkan simak

 

Fase dalam melakukan usaha sepertihalnya kita melihat seorang bayi yang tumbuh menjadi dewasa, bagaimana sebuah bisnis ini melewati fase-fasenya ?
Silahkan simak video ini

 

 

Survey dalam memilih tempat yang tepat untuk suatu usaha adalah separuh dari jalan menuju keberhasilan. Pastikan tempat untuk usaha kita tepat untuk didirikan klinik kesehatan
Silahkan simak video ini

Silahkan Download Audio & Materi  10 Langakah Dalam Proses Pendirian Klinik

 

Audio & Materi Presentasi   10 Langkah Pendirian Klinik

Bentuk Materi Presentasi  PDF. Klik disini untuk download

Bentuk Materi Paparan  PDF. Klik disini untuk download

Audio pemaparan presentasi Materi  10 Langkah Pendirian Klinik

Langkah 1 – 3 Bentuk MP3. Klik disini untuk download

Langkah 4 – 6 Bentuk MP3. Klik disini untuk download

Langkah 7 – 10 Bentuk MP3. Klik disini untuk download

 

 

 

BAGAIMANA MERENCANAKAN & MENGURUS PERIJINAN PENDIRIAN KLINIK

Jangan takut tentang bayangan yang menghantui kita bahwa menjalankan suatu bisnis itu rumit dalam perijinannya. Memang di dalam Birokrasi Negara berkembang khususnya di Indonesia, akan selalu ada perubahan peraturan dan kebijaksanaan dalam  mengatur jalannya perijinan, termasuk perijinan Klinik disini. Setiap tahun ada peraturan baru yang dibuat oleh pejabat baru, dan setiap ganti kepala pemerintahan atau kepala daerah akan nada peraturan dan kebijaksanaan baru, sehingga petugas pelaksana kebijakan ini akan selalu mendapatkan informasi yang banyak dan memerlukan banyak waktu untuk memahaminya. Disinilah mengapa proses perijinan kita kalah dengan Negara lain seperti di Singapura dimana Negara tersebut dapat mengeluarkan ijin usaha dalam waktu 3 hari, dibandingkan di Indonesia yang membutuhkan waktu 2 -4 Minggu.

Selain dari peraturan yang selalu berubah, adanya petugas pegawai negeri yang masih mempunyai jiwa dilayani tidak melayani. Sehingga kita harus pro aktif melayani tugas dari pegawai tersebut agar lebih mudah dan selesai dalam pengurusannya. Jangan salah sangka, bahwa setiap penundaan yang dilakukan petugas tersebut adalah kejadian yang wajar?, Kejadian yang di sengaja? Atau kejadian karena kompetensinya kurang?  Namun jika kita proaktif mencari tahu kenapa dan bagaimana penundaan itu timbul dikarenakan system juga, dimana terlalu banyak kegiatan yang kami rasa tidak perlu dilakukan tetapi dilakukan. Jadi kami kira karena kita yang membutuhkan ijin tersebut, ya kita yang pro aktif dalam memperolehnya, bantu kepentingan mereka dalam menjalankan tugasnya dan beri mereka perhatian agar mereka juga memperhatikan kepentingan kita.Akan selalu ada harganya dalam mengurus perijinan ini, dan akan mudah jika harga tersebut tepat.

Sebelum melangkah mengurus perijinan, kita sebaiknya cek dokumen yang sudah kita punyai terlebih dahulu,mari kita cek dokumen tersebut :

Dengan adanya daftar Chek diatas maka kita akan tahu darimana kita akan memulai mengurusnya, jika masih ada dokumen yang tidak ada, atau sulit untuk mencarinya maka konsultasikan kebagian perijinan, dalam kantor perijinan tersebut pasti ada petugas yang dapat membantu mencarikan dokumen tersebut dan yang penting biaya yang timbul, namun ada bagian yang tidak dapat memproses perijinan karena hal yang vital dan tidak dapat dilanggar, seperti peruntukan lokasi, jika peruntukan lokasi ini tidak dapat diurus atau pengurusannya membutuhkan biaya yang mahal, sebaiknya ganti lokasi.

Dokumen-dokumen tersebut jika memang tidak ada dan mahal untuk memperolehnya sebaiknya kita lanjut mencari lokasi yang mudah perijinannya, karena suatu usaha  klinik/ layanan kesehatan yang tidak berijin akan mendapatkan sanksi dan terancam denda sampai 300 juta rupiah sesuai dengan UU praktek Kedokteran no 29 tahun 2004, maksebelum melangkah mengeluarkan banyak biaya sebaiknya kita memulai dari mengecek dokumen yang telah ada di kita.

 10 Langkah dalam memperoleh ijin operasional klinik kesehatan :

1. Kumpulkan formulir & buat Goal tertulis
2. Pilih Lokasi dan Keadaan Bangunan
3. Periksa Dokumen tanah & bangunan
4. Lakukan Survai & Analisa Pasar; atas faktor pendukung & penghambat
5. Penuhi syarat ijin mutlak usaha ,dokumen diri dan dokumen pendukung usaha
6. Renovasi tempat dan memenuhi fasilitas usaha sesuai ketentuan
7. Pengajuan dokumen ijin usaha/operasional klinik
8. Pemantauan dokumen dan pendampingan tim survei lapangan
9. Melengkapi dokumen / syarat yang kurang menurut tim perijinan
10. Menunggu ijin keluar dan mempersiapkan pembukaan perdana ( Grand Launching )

Mari kita ulas satu persatu langkah yang akan kita tempuh untuk melaksanakan perijinan klinik

Langkah 1 Kumpulkan formulir dan buat goal tertulis

Sebelum kita mengurus perijinan usaha klinik sebaiknya kita kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang pengurusan ijin klinik ini. Ada beberapa hal yang perlu kita cermati disini, kadangkala pengurusan ijin di suatu daerah dan daerah lain berbeda, mungkin ada beberapa hal yang kami tuliskan disini berbeda dengan aturan yang ada di daerah anda dalam pengurusan ijin klinik.

Dalam mengumpulkan formulir, silahkan datang terlebih dahulu ke Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, kunjungi bagian perijinan untuk klinik, baik yang utama ataupun yang pratama. Silahkan meminta informasi sebanyak-banyaknya dari petugas yang berwenang dalam perijinan tersebut. Catat nomer telpon atau nomer HPnya jika perlu untuk berkomunikasi dikemudian hari. Jangan lupa kunjungi badan atau dinas teknis terkait lainnya. Silahkan bertanya badan atau dinas terkait lainnya yang diperlukan untuk melengkapi formulir perijinan tersebut. Badan terkait antara lain BPPT ( Badan Pelayanan Perijinan Terpadu) atau sejenis, BLH ( Badan Lingkingan Hidup) Dinas Tata Kota (DTK) untuk informasi H.O, Puskesmas setempat, Kelurahan, Kecamatan setempat.

Jangan lupa tanyakan kepada Dinas terkait tersebut apakah diperbolehkan kawasan yang kita pilih perijinannya dapat  kita urus untuk di dirikan klinik.

Setelah melengkapi formulir yang kita butuhkan, segera kita tuliskan di buku kosong yang telah kita persiapkan, catat tentang alur perijinan yang ada di kota/kabupaten yang akan didirikan usaha klinik. Buat Goal atau tujuan tertulis sehingga proses perijinan ini dapat kita pantau kemajuannya.

Buat goal seperti :  Saya senang mengurus ijin klinik pratama (nama klinik) di BPPT yang selesai pada tanggal (beri tanggal sesuai targetnya)

Setelah selesai buat goal tertulis, buat langkah-langkahnya agar goal tersebut dapat terselesaikan tepat sesuai tanggal yang diinginkannya.

Tulis langkah-langkahnya dan kendalanya dalam pengurusan perijinan tersebut. Diskusikan kendalanya kepada kami, agar dapat memperoleh wacana baru dalam pengurusan ijin tersebut.

Langkah 2 Pilh Lokasi dan Keadaan Bangunan

Tindakan yang harus dilakukan pertama kali adalah memilih lokasi untuk membuka bisnis & memiliki klinik dan melihat keadaan bangunan yang berdiri di atasnya. Dengan melakukan langkah pertama secara jeli dan teliti hampir 50% biaya yang keluar dalam pembuatan klinik ini dapat dihemat. Karena salah dalam memilih lokasi akan menimbulkan biaya yang besar dalam mengurus perijinannya, dan jika salah lokasi property dimana klinik yang akan kita bangun akan mempengaruhi seberapa keras usaha dan biaya dari marketing yang akan kita lakukan.

Ada beberapa yang perlu diketahui dalam menentukan lokasi ini, yakni mengetahui :

• Penetapan area peruntukan lokasi dari klinik yang akan kita dirikan, karena di beberapa daerah tidak mungkin untuk dijadikan usaha, silahkan cek ke Dinas Tata Kota atau di Badan Perencanaan Daerah setempat untuk mengetahui peruntukan wilayah di lokasi klinik, Namun jika kita sudah mempunyai dokumen Keterangan Rancana Kota / KRK atau Gambar Situasi / GS maka peruntukan lokasi ini dapat dibaca. Peruntukan lokasi yang dapat dijadikan bisnis & memiliki klinik yaitu peruntukan Perdagangan dan Jasa, Perindustrian, dan Pemukiman. Sedangkan peruntukan Penghijauan, konservasi alam, daerah cagar budaya/alam, DAS/Daerah Aliran Sungai tidak akan diberikan ijin untuk mendirikan suatu usaha. Diberapa daerah dapat dinegosisasikan dengan pemerintah peruntukan lokasi tersebut,namum pengalihan peruntukan ini secara resmi akan membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit, karena akan mengundang aparat terkait dalam perubahan peruntukan lokasi.
• Kondisi bangunan, silahkan cek apakah sudah ada Ijin Mendirikan Bangunan/ IMB nya atau belum. Bangunan-bangunan tua biasanya sudah tidak memiliki IMB,sedangkan untuk membuat IMB akan membutuhkan waktu kira-kira 1 -3 Bulan dan kadang-kadang dapat tidak disetujui. IMB disini adalah syarat mutlak dalam memperoleh ijin Gangguan / H.O. Ada beberapa daerah mewajibkan mengurus IMB sesuai peruntukan bangunannya seperti IMB untuk Klinik, ada beberapa daerah memperbolehkan IMB awal yang telah dibuat untuk sebagai lampiran pengurusan ijin H.O. Jika lokasi Klinik memang bagus dan peruntukannya lokasi diperbolehkan untuk usaha klinik, lebih baik mengurus pemutihan IMB dan membayar dari pembuatan IMB baru khusus untuk pendirian klinik jika rumah / bangunan yang terdahulu belum mempunyai IMB atau ada IMB namun tidak sesuai peruntukannya. Dalam membuat IMB ini akan membutuhkan biaya birokrasi karena untuk meminta tandatangan di kelurahan dan kecamatan akan mengeluarkan ongkos dari 500.000 – 2 juta, tergantung lokasinya, belum membuat gambar bangunan sesuai persyaratan yang ditentukan yakni mengeluarkan biaya Rp. 15.000 sd 25.000 permeter desain denah yang kita ajukan. Itu biaya diluar membayar dari IMB yang resmi.

• Status Bangunan dan sertifikat hak bangunan tersebut jika itu milik sendiri tidak akan bermasalah, namun jika bangunan itu kita kontrak atau didaerah jalan raya yang sertifikatnya HGB / Hak Guna Bangunan, maka kita harus mempertimbangkan jangka waktu lokasi tersebut. Pilih sertifikat yang HGB nya habis minimal 10 tahun yang akan datang, karena kalau kurang dari 10 tahun, maka kita nanti harus berhitung secara investasi apakah lokasi ini dapat dipertahankan dengan cara dapat diperpanjang status HGB nya atau bahkan status HGB tidak diperpanjang lagi oleh pemerintah karena akan dilakukan pelebaran jalan, pemanfaat lokasi untuk kepentingan umum seperti pembangunan Waduk, Pembangunan sabuk hijau resapan, atau pembangunan taman kota.

Jika status tanah dan bangunan milik kita sendiri maka kejelasan dalam status HGB tadi akan dapat kita konversikan dengan ganti rugi pemanfaatan lahan tersebut oleh pemerintah nantinya. Jadi kita akan masih mendapatkan  pengembalian atas investasi yang telah kita keluarkan di dalam usaha klinik tersebut dan kita konversi kerugian akibat penutupan klinik tersebut dengan kondisi ganti rugi yang telah kita dapatkan dari pemeritah nantinya.

Hindari juga status tanah yang belum ada sertifikatnyan  seperti Leter D, Leter C, Girik, karena untuk megurus ijin gangguan akan memerlukan surat keterangan status tanah dari aparat, sehingga akan mengeluarkan sejumlah dana dalam pembuat surat  keterangan status tanah.

• Keterangan Rencana Kota setempat. Ada beberapa daerah berkembang akan selalu memperbaharui KRK nya dalam waktu-waktu tertentu. Jika mendapatkan daerah pinggiran kota atau daerah dimana akan terjadi pembangunan-pembangunan daerah perkotaan,pembangunan jalan bebas hambatan atau pembangunan jalan fly over dan semacamnya, maka pastikan kita cek KRK di Dinas Tata Kota setempat. Jangan sampai kita mendirikan usaha klinik yang nanti posisinya di jalan dibawah jalan fly over, atau di dekat jembatan jalan tol bahkan digusur karena akan digunakan sebagai jalan ring road. Jadi perhatikan detail ini karena jika daerah tersebut ada perubahan peruntukan rencana kota maka posisi dari bisnis & memiliki klinik tersebut tidak menguntungkan.

Langkah 2, Periksa Dokumen tanah & bangunan.

Langkah ini sama seperti halnya langkah pertama, yakni untuk menghindari pembengkakan biaya dalam melaksanakan pembuatan klinik. Biaya dari pengurusan dan pembuatan dokumen atas tanah dan bangunan akan menjadi beban yang tinggi dalam menilai ROI ( Return of Investement ) bisnis  memiliki klinik ini. Jika yang kita gunakan adalah tanah dan bangunan milik sendiri maka kita akan memasukkan pengurusan dokumen ini kedalam nilai dari modal atas investasi tanah, sehingga dokumen yang kita butuhkan harus kita urus sampai jadi dengan biaya yang wajar yakni tidak lebih dari 5 % dari nilai tanah dan banguan.

Namun jika tanah & bangunan ini dengan status sewa, maka jika nilai dari perijinan ini dibandingkan dengan perkiraan hasil dari investasi yang akan kita dapatkan; yakni porsi pengurusan ijin tidak melebihi dari 10 persen investasi yang kita tanamkan dan perkiraan ROI kita diatas 10 % pertahun maka pengurusan dokumen ini layak kita lakukan. Namun lebih baik jika dokumen yang kita perlukan lengkap; seperti yang kita chek dibagian dari checklist dokumen diatas.

Dokumen lengkap biasanya didapatkan dari bangunan-bangunan baru yang mempunyai ijin mendirikan bangunan (IMB). Memang agak mahal dalam mendapatkan harga beli/sewa dari bangunan baru tersebut, seperti rumah baru di tepi jalan besar, atau ruko di tepi jalan yang baru dibangun, namun jika kita hitung dengan pengeluaran biaya untuk mendapatkan ijin dan waktu yang akan kita habiskan untuk perijinan akan sepadan dan layak.

Namun jika kita mendapatkan tanah & bangunan lama dan skema beli atau sewa kita adalah skema sewa / beli dengan dokumen bersih / kerjasama, maka pengurusan dokumen usaha klinik ini jalan terus saja walau dokumen tidak lengkap/ belum ada, karena hal ini dapat kita negosiasikan kepada pemilik tanah,agar dokumen tersebut di urus dengan biaya dari pemilik tanah & bangunan tersebut.

Dengan kata lain, sebelum kita menyewa tanah & bangunan tanyakan dahulu dokumen yang ada, sehingga kita tidak harus mengeluarkan biaya untuk mengurusnya, dan jika ada dokumen yang tidak ada maka kita negokan biaya atas pembuatan dokumen tersebut akan dibebankan kepada yang memiliki tanah & bangunan yang disewa.  Perhatikan juga dokumen PBB yang belum dipisah dari status tanah induk, biasanya dokumen PBB oleh pembangun ruko belum dipisah/dibagi-bagi perbagian ruko yang dibangun, jika kita menyewa ruko yang dimiliki oleh perorangan, sehingga pembayaran PBB akan besar jika belum dipisahkan. Sedangkan pembayaran PBB tanah dan bangunan sebelum disewa  merupakan kewajiban dari pihak yang memiliki bangunan jika PBB belum dibayarkan, sehingga pihak penyewa akan menghemat pengeluaran biaya pada tahun pertama. Sedangkan pembayaran PBB tahun berikutnya adalah berdasarkan atas kesepakatan bersama.

Langkah 3,Lakukan Survai & Analisa Pasar;  atas faktor pendukung & penghambat

Langkah ini juga tidak kalah pentingnya sebelum kita memasukkan berkas perijinan Klinik ke bagian perijinan. Mengapa begitu penting, karena keberhasilan suatu usaha bisa ditentukan oleh survei & analisa pasar. Jika dalam membeli properti ada asas namanya lokasi menentukan prestasi masa depan, dimana jika kita membeli properti dikawasan yang sun-set/kawasan tua, maka jaminan investasi di dalam properti ini tidak menguntungkan atau tidak akan memberikan hasil investasi optimal dikarenakan banyak hal; terutama peminat di lokasi ini tidak banyak oleh sebab lokasi tersebut di huni oleh penduduk tua yang notabene tidak produktif lagi seperti halnya penduduk muda, namun jika kita membeli properti di kawasan sun-rise, dimana kawasan itu masih banyak anak-anak dan pasangan usia mudanya maka jaminan dari investasi properti tersebut menjanjikan/memberikan hasil yang optimal dikarenakan  peminat dari lokasi tersebut akan banyak seiring dengan tumbuhnya perekonomian penduduk yang masih usia produktif.

Sama halnya dalam melakukan survei & analisa pasar untuk mendirikan sebuah klinik, ada hal yang perlu diperhatikan yakni :

1. Aspek keuangan dan modal
2. Aspek operasional
3. Aspek Sosial,Ekonomi & budaya hidup sehat
4. Aspek pasar & pemasaran
5. Aspek Akses/infrastuktur dari lokasi

Karena langkah ini sangat penting mari kita bahas satu persatu :

Aspek Keuangan dan Modal

Dalam membuat suatu usah memang membutuhkan biaya diawal atau yang sering kita sebut sebagai modal. Modal adalah hal yang mempunyai peranan yang sangat utama dalam kesuksesan sebuah usaha. Dalam hal ini kami selalu menyebutkan bahwa modal tidak selalu berbentuk uang, sehingga dalam pembahasan ini kami menyebutkan aspek keuangan dan modal.

Adapun aspek keuangan jelas kita akan mengeluarkan sejumlah uang untuk membeli peralatan dan segala hal yang dapat mewujudkan ide menjadi nyata. Dalam membuat usaha ini dari segi  keuangan kita memulai dari minimalis dan optimal. Minimalis dari uang yang kita keluarkan dan optimal dalam segi pemanfaatan sumber daya yang ada. Dalam memulai usaha kita jangan selalu berpikiran besar itu baik,banyak itu hebat atau apapun yang mendewa-dewakan kelebihan. Sesuai filosofi dalam berbisnis yang kami sebutkan di awal ebook ini, yakni start small, think big dan growth fast. Jadi mulailah kita mengelola sumber daya yang telah kita punyai terlebih dahulu

Kami akan memberikan chek list perlengkapan apa yang dibutuhkan untuk memulai usaha ini dan kita cari perlengkapan / alat ini dari sekitar kita, jika kita tidak memilikinya baru kita membelinya yang utama / penting terlebih dahulu. Jika kita bisa meminjam alat/perlengkapan ini dari tetangga,kerabat dan sahabat kita malah kita bisa menghemat biaya untuk aspek keuangan ini.

Dibawah ini tabel sekedar untuk contoh dalam memprioritaskan alat/benda yang kita butuhkan dalam memulai usaha, jika usaha yang akan kita buat lain dari pada tabel dibawah ini maka kami sarankan untuk membuat daftar prioritas sehingga kita tidak membelinya hal-hal yang belum/tidak menghasilkan diawal usaha kita.

Berapa nilai dari barang-barang tersebut diatas?

Kenapa harga tidak kami sebutkan disini, karena tidak ingin para pembaca sekalian membayangkan berapa jumlah nilai rupiahnya terlebih dahulu  dan tidak mulai untuk membuat suatu usaha ini jalan.

Seperti slogan yang di pergunakan sepatu olah raga nike, ‘ Just do it”.

Kami menyarankan jika kita sudah mempunyai beberapa alat/benda tersebut diatas,dan jika kita mempunyai hasrat pencapaian mempunyai usaha klinik,maka segera lakukan dan penuhi hasrat tersebut.

Jika memang alat tersebut belum banyak yang kita punyai maka mulai saat ini kita menabung dan membeli peralatan tersebut dari sedikit demi sedikit.

Kembali bahasan kita diatas mengenai aspek keuangan dan aspek modal yang harus kita perhatikan dalam langkah ini. Setelah kita memahami mengenai aspek perencanaan kebutuhan keuangan kita, maka tidak kalah pentingnya adalah modal lainnya yang harus kita punyai.

Untuk membuat suatu usaha itu sukses ada modal lain yang harus kita cari dan pelajari yakni :

1. Keterampilan dalam mengelola waktu
2. Keterampilan dalam mengelola keuangan
3. Keterampilan dalam memimpin
4. Keterampilan dalam memasarkan diri/menjalin relasi
5. Keterampilan dalam mewujudkan ide menjadi kenyataan.

ke 5 keterampilan tersebut adalah modal kita selain uang yang kita  miliki. Seperti halnya komputer yang kita miliki/ketahui, sebuah komputer yang canggih, komputer dengan prosesor Intel core i10-5000M tidak akan berguna dalam membuat desain gambar yang indah jika tidak ada sistem operasinya seperti windows/mac, dan tidak ada program yang di install di dalamnya seperti photoshop. Seperti halnya kita, walaupun kita sudah memiliki peralatan dan keuangan yang memadahi namun kita belum mempunyai keterampilan dalam mengelola peralatan tersebut maka usaha kita tidak akan jalan semestinya.

Apakah kita harus memiliki keterampilan tersebut baru kita memulai suatu usaha?

Modal keterampilan tersebut memang harus dipelajari dan dilakukan sambil jalan, atau sambil melakukan usaha tersebut. Keterampilan itu tidak sebatas ilmu pengetahuan yang dibaca dan diketahui, namun ini dalam bentuk praktik nyata yang dilakukan terus menerus sehingga akan menjadikan suatu kebiasaan dan suatu keterampilan. Namun sebelum melangkah dan mengambil tindakan dalam mempelajari keterampilan tersebut, sebaiknya  kita sudah mencari tahu apa dan kepada siapa kita belajar keterampilan tersebut.

Seperti di awal buku ini, untuk sukses kita tidak hanya bermodal berani, namun juga bermodalkan strategi untuk sukses. Untuk sukses ada beberapa jalan yang harus kita tempuh dan lakukan salah satunya kami menyebutkan mentor sebagai sarana sukses kita. Dengan mentor kita bisa mengkoreksi langkah yang kita lakukan, keterampilan yang kita pelajari, karena mentor tersebut telah pernah mengalaminya dan mempunyai trik khusus untuk menghindari kesalahan yang tidak perlu kita lakukan lagi.

Jadi untuk mempelajari keahlian tersebut diatas, kita membutuhkan seorang mentor yang ahli dan menguasai praktik tersebut.

Selain mentor kita juga membutuhkan teman mastermind yang terdiri atas 3 -5 orang untuk melakukan curhat/ bercerita dan berbagi keterampilan mengenai ke 5 hal tersebut.

Mengenai buku-buku atau rujukan yang kami sarankan dalam mempelajari keterampilan di atas adalah buku-buku karangan Brian Tracy, silahkan kunjungi websitenya http://www.briantracy.com. Disana kita dapat mempelajari keterampilan dasar untuk menambah keahlian dalam membuat usaha ini.

Aspek operasional,

Dalam melakukan langkah survei dan analisa pasar, aspek ini juga perlu kita perhatikan. Dalam melakukan suatu usaha kita membutuhkan banyak sumber daya, termasuk didalamnya sumber daya manusia. Perlu kita perhatikan, apakah lokasi ditempat kita akan mendirikan sebuah usaha klinik mampu memenuhi kebutuhan sumber daya kita?

Dalam usaha mendirikan klinik  jenis sumber daya yang paling penting adalah ketersediaan SDM yang sesuai kriteria dan adanya pemasok/supliyer untuk mendatangkan ketersediaan obat/alat kesehatan habis pakai secara rasional/tidak mahal.

Tidak kalah pentingnya untuk pemasok bahan pendukung/penyedia jasa lain diantaranya pemasok cetakan yang dibutuhkan, seperti kartu rekam medis, kartu stok, etiket obat dan sebagainya, penyedia jasa laboratorium, servis alat kedokteran/ laboratorium,

Coba kita perhatikan lingkungan sekitar kita mendirikan klinik dan perhatikan ketersediaan tenaga kerjanya. Apakah di lingkungan yang akan kita dirikan usaha tersebut dapat memenuhi sumber daya manusianya, seperti apakah ada dokter,perawat atau tenaga lainnya yang berasal dari sekitar lingkungan itu?

Memang kita dapat mendatangkan tenaga dari luar daerah, namun untuk melakukan kegiatan usaha yang dilakukan jangka panjang kegiatan mendatangkan tenaga dari luar akan membebani laba kita atau dapat disebut mahal, namun jika daerah  tersebut sangat prospek dan banyak rencana usaha yang menguntungkan, maka kita perlu mempertimbangkan, sepadan atau tidak jika kita mengeluarkan sejumlah dana untuk mendatangkan sumber daya ke tempat dimana usaha kita berada.

SDM ini sangat memegang peranan penting apakah usaha kita dimasa mendatang akan mengalami kemajuan atau tidak.

Jika dalam aspek operasional terdapat kendala-kendala yang secara alami kita tidak dapat penuhi; seperti di pedalaman hutan Kalimantan dimana SDM dan obat/alat kesehatan sulit kita dapatkan dan sangat mahal untuk mendatangkan dari luar, maka rencana usaha ini sebaiknya kita carikan lokasi yang lebih tepat lagi dan dapat diperhitungkan keberhasilannya dimasa mendatang.

Namun jika prospek usaha ini sangat menjanjikan dan mendatangkan keuntungan yang besar, walaupun kita harus mendatangkan tenaga dan bahan  dari luar dan  masih menguntungkan, maka ukur diri kita sendiri, apakah kita bisa mempunyai komitmen untuk membuatnya lebih berhasil dan mendapatkan keuntungan sesuai yang kita perkirakan?.

Karena kadangkala perhitungan diatas kertas hanya tampak diatas kertas saja, namun di lapangan sebenarnya berbeda / tidak menguntungkan, apalagi status kita masih belum mempunyai pengalaman dan tidak ada mitra yang telah berpengalaman dalam mengelolanya. Ingat bahwa usaha yang dilakukan oleh orang yang baru dibidangnya dan tidak berpengalamanan hanya ada 4% yang berhasil dan bertahan di 10 tahun mendatang.

Secara umum ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam memperhitungkan aspek operasional ini yakni :

• Agar kita dapat menentukan kualitas dan cara mendapatkan SDM yang dibutuhkan sekarang dan dimasa mendatang
• Agar kita dapat menentukan metode yang baik dalam mengelola barang & persediaannya dalam hal ini adalah obat, alat kesehatan habis pakai,material cetak, dll.
• Agar kita dapat menentukan jenis tehnologi dalam mengelola sistem dari operasional ini, seperti penggunaan tekhnologi internet, tehnologi alat kesehatan yang dapat dipergunakan dalam mengelola klinik dan sebagainya.
• Agar kita dapat menentukan denah ruangan dalam klinik yang dapat mempercepat dalam melakukan kegiatan pelayanan.
• Agar kita dapat menemukan lokasi yang benar-benar tepat dikarenakan ketersediaan dari penjual dari apa yang dibutuhkan untuk operasional.

 

Aspek Sosial, Ekonomi & budaya hidup sehat.

Sekali lagi untuk menjadi yang berhasil dan bertahan  dalam 10 tahun pertama walau secara statistik  hanya 4 %, maka kita harus memahami aspek-aspek susulan yang perlu kita perhatikan yakni aspek Sosekbud. Dalam aspek ini kita akan dapat menempatkan/memeberi positioning kedalam merk dari usaha kita agar lebih melekat dengan keberadaan masyarakat yang mempunyai kekhasan dalam sosial, ekonomi, dan budayanya akan hidup sehat.

Dari lingkungan sekitar kita dapat mengamati dari daya beli yang ada dalam lingkungan tersebut, yakni terdapatnya banyak beragam toko atau layanan jasa yang ada di lingkungan tersebut, hal yang paling mudah adalah mengamati  toko ritel yang ada di Indonesia seperti alfamart, indomart, circle-K, ataupun toko jasa yang ada di lingkungan sekitar seperti bimbingan belajar,kursus bahasa inggris, kursus matematika dan lain-lain. Jika dalam lingkungan tersebut banyak sekali toko yang menjual produk atau jasa maka pertimbangkanlah untuk mendirikan klinik ini di sekitar toko tersebut, karena hal ini yang paling mudah tanpa kita harus melakukan survei pendapatan/daya beli penduduk sekitar.

Selain dari hal tersebut diatas, kita juga dapat mengamati lingkungan tersebut apakah ada proyek pembangunan yang sedang berjalan, seperti pembangunan jalan tol, jalan lingkar, pembangunan waduk, atau pembangunan tempat publik seperti mal, pasar, hotel, rumah sakit ataupun sekolahan. Dengan adanya pembangunan hal tersebut diatas maka diperkirakan akan terjadi pemenuhan sumber daya manusia yang akan menjalankan kegiatanan tersebut nantinya. Sehingga lingkungan tersebut akan tumbuh dan berkembang mengikuti jenis pembangunan yang ada di wilayah tersebut.

Dalam pengamatan dampak sosial yang ada dilingkungan juga akan mempengaruhi jalannya usaha kita nantinya, seperti jika di wilayah tersebut berdiri kantor pemerintahan pusat, universitas, atau pusat perbelanjaan nasional maka secara langsung akan mempengaruhi dampak sosial yang ada di wilayah tersebut, karena akan terjadinya pembauran penduduk asli dan penduduk pendatang yang bekerja di tempat keramaian tersebut. Seperti jika kita mendirikan klinik di lingkungan kampus universitas nasional, maka mau tidak mau kita juga mengikuti permintaan dari penduduk pendatang tersebut yang secara adat-istiadat atau budayanya beraneka ragam.

Faktor terpenting yang sangat mempengaruhi keberadaan ekonomi, sosial dan budaya suatu penduduk adalah tingkat pendidikannya dan akses terhadap informasi. Jika dalam wilayah tersebut terdapat sekolah dasar sampai sekolah atas bahkan ada perpustakaan wilayah, maka dapat diprediksikan bahwa wilayah tersebut menghasilkan pola-pola ekomomi,sosial dan budaya yang menesuaikan rata-rata tingkat pendidikan penduduk tersebut.

Jadi dalam melakukan usaha klinik dilokasi yang kita pilih, aspek yang  diperhatikan apakah :

1. Jumlah penduduknya cukup untuk dapat memberikan penjualan layanan kesehatan.
2. Adakah fasilitas publik yang berada/ sedang dibangun di wilayah tersebut yang secara langsung dapat mempengaruhi keberadaan ekonomi , sosial dan budaya penduduk sekitarnya.
3. Terdapat sekolah atau sarana publik untuk dapat mengakses informasi bagi penduduknya.
4. Ada transportasi yang mudah untuk mencapai lokasi gerai usaha ini
5. Pendidikan penduduk sekitar juga mempengaruhi budaya dan cara berpikir mereka; sering kita jumpai dimana ada daerah yang hanya percaya kepada profesi tertentu dalam pengobatannya, seperti tabib, pengobat tradisional atau paranormal, sehingga layanan klinik akan tidak mudah diterima dalam budaya mereka
6. Epidemiologi dari wilayah sekitar gerai kita, apakah dapat diprediksikan, semakin lengkap data yang kita dapatkan mengenai angka dan data kesakitan di wilayah sekitar kita mendirikan usaha klinik ini maka kita akan semakin mudah memprediksikan jenis layanan dan stok obat untuk melayaninya
7. Kemampuan dan kekuatan pembelian masyarakat untuk layanan kesehatan yang kita tawarkan

 

Aspek pasar & pemasaran.

Aspek ini juga penting dalam menilai suatu lokasi layak untuk dijadikan tempat usaha atau tidak.

Yang dimaksud pasar disini adalah himpunan dari pembeli nyata dan pembeli potensial atas suatu produk/jasa yang ditawarkan. Pasar nyata maskudnya adalah himpunan kunsumen yang mempunyai minat, mempunyai akses dan mempunyai kemampuan untuk membeli suatu produk/jasa yang ditawarkan. Sedangkan pembeli potensial adalah himpunan dari konsumen yang mempunyai minat tapi tidak ada/belum ada akses dan tidak mempunyai kemampuan membeli atau belum membutuhkan membeli pada saat itu, jika suatu saat ke dua hal tersebut ( mempunyai akses dan kemampuan/kebutuhan membeli ) dipenuhi maka pasar potensial ini akan berubah menjadi pasar nyata.

Kedua pasar ini sebagian besar dipengaruhi atas teori permitaan dan  kebutuhan ( supply & demmand ), hal ini terjadi jika pemberi layanan jasa/produk ini menganut strategi komoditas dan tidak ada pembeda diantara yang lainnya.  Jika kita tidak ingin mengikuti pola pasar tersebut dimana kita hanya menggantungkan diri kepada permintaan pasar saja maka kita harus kreatif untuk menciptakan kebutuhan itu sendiri.

Menurut bapak manajemen modern abad ini, Phillip Kotler, beliau bilang suatu usaha akan bertahan dan hidup jika memperhatikan 2 aspek, yakni inovasi dan pemasaran tentang jasa atau produk yang kita jual, dan guru marketing Indonesia bapak Hermawan Kartajaya juga bilang bahwa seharusnya dalam satu perusahaan everyone should be a marketer, jadi setiap orang yang bekerja di dalam perusahaan tersebut adalah seorang pemasar.

Jadi pemasaran sangat penting, karena dengan pemasaran ini usaha kita akan dikenal,digunakan dan dikagumi oleh pasar nyata dan pasar potensial kita.

Menurut Bapak Philip Kotler  pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial dimana suatu individu dan atau suatu kelompok memperoleh apa yang mereka butuhkan & inginkan dengan jalan menciptakan serta mempertukarkan produk dan nilai kepada pihak lain. Sedangkan Menurut Bapak Tung Desem Waringin, beliau menyampaikan bahwa pemasaran/marketing adalah ilmu menyampaikan penawaran kepada target market sehingga terjadi penjualan yang berkesinambungan. Bahkan beliau dengan marketing revolutionnya menambahkan bahwa ilmu marketing revolution adlaah ilmu menyempaikan penawaran kepada target market sehingga terjadi penjualan yang berkesinambungan secara besar dan cepat.

Tokoh pemasaran di Indonesia dan Internasional telah menyampaikan bahwa suatu usaha harus menggunakan ilmu marketing/pemasaran sebagai pendorong pertumbuhan suatu usaha kelak. Mereka sepakat bahwa pemasaran adalah sebuah ilmu yang dapat  dipelajari, dan sangat sayang untuk dilupakan dan ditinggalkan begitu saja. Jadi mulai sekarang buang jauh-jauh untuk tidak belajar ilmu pemasaran ini, jadilah seorang pemasar dan raih kesuksesan untuk apa yang sedang kita usahakan.

Karena hal tersebut diatas,maka  aspek pasar dan pemasaran sangat diperlukan. Dari aspek ini kita dapat memprediksikan kesuksesan kita kelak.

Dalam aspek pasar dan pemasaran ini kita mengamati :

• Pembeli nyata adalah pasien kita yang sedang sakit, sedangkan pengunjung / penduduk yang sehat adalah pembeli potensial kita.
• Apakah kita dapat mengenali dengan mudah pasar nyata kita dan pasar potensial kita
• Bisnis / usaha apa yang sedang kita akan jalani
• Pasar nyata seperti apa yang akan ingin kita layani dan siapa pasar potensial terbaik kita
• Apa yang mereka butuhkan, inginkan dan harapkan
• Bagaimana cara mendekati pasar ini
• Ada beberpa cara tambahan untuk mendekati, memperluas atau mendekatkan diri dengan pasar ini
• Apa jasa/produk yang kita jual, apakah ada permintaan diluar untuk produk/jasa yang kita jual
• Apakah ada jasa/produk tambahan yang dapat kita tawarkan dan jual
• Berapa banyak yang dapat kita ciptakan jasa/produk yang kita jual
• Dimana kita mendapatkan rekanan/ pemasok produk/ mitra yang sama-sama menjual/ menghasilkan produk/jasa yang kita jual
• Siapa lagi yang memiliki akses ke calon pembeli yang sama / terkait selain kita, siapa mereka, apakah kompetitor kita, seberapa baik yang mereka lakukan
• Berapa laba bersih/ keuntungan seumur hidup dari produk / jasa yang kita jual kepada satu pelanggan

Dengan mengamati beberapa aspek diatas  dan menjawabnya pertanyaan-pertanyaan diatas, maka kita tahu apa yang sedang akan kita kerjakan. Aspek ini sangat penting akan kesuksesan kita kelak, maka jangan abaikan dan jangan lewatkan aspek ini.

 

• Aspek Akses / infrastuktur dari suatu lokasi

Aspek terakhir dalam langkah melakukan survai dan analisa pasar adalah aspek akses / infrastruktur, bagaimana para pengguna produk/jasa kita dapat melakukan transaksi

Dalam marketing mix / bauran pemasaran yang di sampaikan oleh Jerome McCarthy ada 4 P, yakni Product, price, place dan promotion. Dalam bauran tersebut akses meliputi place dan promotion. Dimana place / tempat  sebagai sarana transaksi bagi pengguna produk/jasa yang kita tawarkan , dan promotion dimana kita dapat mengkomunikasikan produk/jasa yang kita tawarkan kepada target dan segmen  yang tepat.

Seperti kami perhatikan peritel Indomaret/Alfamart dalam membuka gerainya. Mereka secara detail memperhatikan aspek akses ini sebelum mereka merenovasi dan membongkar bangunan untuk disewa/dibeli. Mereka mempunyai kriteria sebagai berikut :

1. Jalan depan gerai harus dapat dilewati minimal 2 mobil bersimpangan tanpa menimbulkan macet.
2. Lokasi macet di rekomendasikan namun hanya pada jam-jam tertentu
3. Jumlah penduduk disekitarnya sedikitnya ada 500 kepala keluarga.
4. Lokasi gerai apakah ada potensi pejalan kakinya yang melewatinya.
5. Jumlah lalu-lintas yang melewati jalan raya didepan gerainya mempunyi jumlah minimal.
6. Harus bebas dari gangguan keamanan/ daerah rawan akan beresiko
7. Dapat dengan mudah untuk mencari jalur sarana dan prasarana untuk mengoperasikan usaha, seperti jalur listrik, internet, air bersih, pembuangan limbah,jaringan telpon.

Langkah ke 5 ( lima ) : Penuhi syarat ijin mutlak usaha,syarat  dokumen diri dan dokumen pendukung usaha.

Kembali kita kebagian atas lagi, langkah ini adalah salah satu langkah dari 10 langkah untuk mendapatkan ijin operasional klinik. Jadi target kita adalah mendapatkan ijin klinik dengan biaya yang optimal dan mendapatkan lokasi yang baik untuk perkembangan kedepan bisnis ini.

Secara garis besarnya, syarat untuk mendapatkan ijin operasional kita harus memperisiapkan tempatnya, isi dari tempatnya dan pelaksana dari operasional klinik tersebut sesuai aturan yang ada di pemda (pemerintaahan daerah) setempat.

Karena aturan pemda satu dengan pemda lain banyak yang berbeda, maka sebaiknya kita bertanya terlebih dahulu di kantor sekertariat daerah/kantor bupati/walikota untuk memastikan ada/tidaknya syarat mutlak ini.

Untuk memulai suatu usaha memang memerlukan legalitas usaha, kalau usaha klinik kita membutuhkan ijin klinik. Sedangkan untuk legalitas badan usaha tergantung dari kita akan mendirikan kinik tipe apa, jika kita mendirikan usaha klinik rawat inap dan klinik spesialis, kita membutuhkan legalitas badan usaha,namun jika kita baru mendirikan usaha klinik pratama umum ataupun gigi, kita tidak memerlukan badan usaha. Jadi legalitas badan usaha ini akan menjadi persyaratan mutlak jika kita membuat klinik tipe utama yang mengharuskan pemilik dari klinik ini adalah badan usaha.

Selain legalitas dari badan usaha untuk perijinan, hal yang perlu diperhatikan lagi adalah syarat sarana, atau tempat dimana kita akan menjadikan sebuah klinik. Tempat tersebut harus mempunyai paling tidak ruang periksa, ruang pendaftaran, ruang tunggu, kamar kecil dan ruang administrasi dan wastafel dilengkapi dengan saluran pembuangan air limbah pada klinik rawat inap. Jika tempat yang akan kita jadikan klinik  belum memenuhi persyaratan ruangan tersebut, sebaiknya diusahakan ada untuk memenuhi persyaratan mutlak iji klinik.

Setelah ruangan dapat dipenuhi maka untuk mendapatkan ijin gangguan maka diperlukan adanya gambar situasi tanah/keterangan rencana kota, dan ijin mendirikan bangunan. Maka dalam langkah ke 4 ini, silahkan mencari informasi di bagian informasi perijinan terpadu di kantor sekretariat daerah kota/kabupaten setempat.

Untuk memenuhi ijin gangguan ini / H.O sangat bervariasi kesulitan dalam mengurusnya. Jika didaerah padat dan banyak pengusaha yang menjadi investor didaerah tersebut, maka kepala daerah setempat seperti lurah dan camat akan mempermudah perijinannya karena sudah terbiasa, asal kita dapat menganggarkan biaya untuk pengurusan tersebut. Namun jika didaerah yang belum banyak investor masuk dalam wilayahnya, maka pimpinan daerah setempat akan mempelajari lebih lanjut dan memerlukan waktu yang tidak sedikit karena harus menyesuaikan keberadaan usaha kita ini dengan keberadaan penduduk sekitar, apakah pendududk sekitar memberi ijin akan gangguan yang ditimbulkan oleh usaha kita nantinya.

Bagaimana jika kita menyewa suatu tanah atau bangunan yang akan kita jadikan usaha kita kelak? Sesuai dengan langkah kedua, kita sudah antisipasi dari awal akan kelengkapan akan dokumen dari tanah atau bangunan yang kita sewa, namun disini kita juga belum mengetahui apakah warga / tetangga lingkungan sekitar bangunan tersebut memberikan ijin gangguan / H.O terhadap usaha kita kelak?

Dalam hal ini kita harus melakukan negosiasi dengan orang yang menyewakan tanah & bangunan tersebut, jika proses perijinan tidak dapat dipenuhi maka akan batal untuk melakukan sewa terhadap tanah dan bangunan tersebut.

Dalam langkah kelima ini kita mulai mengumpulkan berbagai macam dokumen yang akan butuhkan dalam pengurusan ijin operasional klinik. Dokumen tersebut adalah dokumen diri dan dokumen pendukung yang  dimiliki oleh orang lain yang akan bekerja dalam usaha kita kelak. Mari kita cek sekali lagi dokumen apa yang harus kita siapkan

Setelah kita yakin dapat mendapatkan dokumen tersebut, maka kita jadikan satu dalam file folder dan konsultasikan ke bagian pendaftaran ijin klinik di bagian perijinan sekertariat pemerintah daerah setempat apakah dokumen tersebut cukup atau perlu ditambahi mengetahui yang berwenang atau dilegalisir sesuai aslinya.

Setelah tidak ada yang perlu dilampirkan lagi, maka kita akan melangkah ke langkah selanjutnya.

Langkah ke 6 ( enam ) Renovasi tempat dan memenuhi fasilitas usaha sesuai ketentuan.

Sebelum kita melakukan pengajuan dokumen ke bagian perijinan, kita perlu melakukan renovasi perbaikkan / hal-hal yang memang harus kita siapkan untuk pengecekan lapangan.

Renovasi yang paling mendasar adalah difokuskan kepada kelayakan dan keamanan bangunan yang kita akan jadikan usaha, Jika bangunan kita trelalu tua dan kondisinya tidak layak bagi layanan kesehatan, maka segera lakukan perbaikkan se optimal mungkin agar memenuhi syarat kesehatan, semisal tidak ada jendelanya, dinding keropos, pintu tidak kuat dan tidak dapat dikunci, atau bahkan kamar mandi yang terlalu kotor dan kumuh sehingga menjadi sarang kecoa atau tikus.

Karena keberhasilan dari usaha layanan kesehatan/jasa tidak terlepas daripenampakan visual /tangible yang dilihat pengunjung atau pelanggan. Investasi untuk melakukan  renovasi didaerah yang tepat akan menhasilkan pendapatan yang berkali-kali lipat jumlahnya dari biaya renovasi tersebut.

Kami menyarankan hal-hal yang mempunyai dampak bagi penjualan kita kelak dan mempermudah bagian perijinan untuk memberikan ijin, yakni :

1. Perhatikan kebersihan & kelayakan kamar kecil/mandi
2. Perhatikan penampakan halaman luar, apakah ada tanaman yang tidak terawat sehingga akan menjadikan kesan angker atau aneh, jika tempat memungkinkan untuk pembuatan taman /landscape maka dibuat saja.
3. Kanopi atau penghalang sinar matahari/air hujan langsung didepan pintu masuk salah satu penambah daya jual.
4. Perhatikan lantai di pintu masuk & ruang tunggu, apakah mudah dibersihkan, karena ruang tunggu ini penting juga karena pasien yang datang bisa sewaktu-waktu mutah atau mencret diruang tunggu, jadi cari lantai yang mudah untuk dibersihkan,
5. Perhatikan cat dinding dikamar periksa, ruang tunggu dan dinding depan tampak luar. Kami sarankan pergunakan warna primer/warna pelangi.
6. Perhatikan ruang periksa, sebaiknya ruang periksa menggunakan sekat permanen dangan dilengkapi jendela kaca ukuran sedang sehingga dapat memeberikan sinar matahari yang memadahi masuk kedalam ruang periksa. Selain sebagai penerangan, sinar matahari yang masuk dapat mengurangi penyakit /bakteri yang bersarang, beredar di ruang periksa ini.
7. Perhatikan wastafel, dan tempat pembuangan air kotor. Jika kita mendirikn klinik, wastafel adalah wajib ada.

Setelah melakukan renovasi sesuai dengan desain dan kegunaan dari ruangan tersebut maka kita harus melengkapi ruangan tersebut dengan perabotan / alat medis yang diwajibkan seperti yang kami tulis di langkah ketiga aspek keuangan dan modal. Saran kami untuk pembelian perabotan dan alat kesehatan sebaiknya jangan yang terlalu mahal / murah, namun barang yang value for money dan tahan lama. Untuk lebih mengoptimalkan dana yang ada kita membeli perabotan dan alat kesehatan secara bertahap, jika alat atau perabotan tesebut secara langsung ter ekspose dengan pengunjung maka kita upayakan perabotan yang terbuat dari metal atau dikenal keawetannya, seperti kursi tunggu, almari rekam medis, kursi duduk dan sebagainya.

Langkah ke 7 ( tujuh ) : Pengajuan dokumen ijin usaha/operasional klinik

Setelah syarat-syarat dokumen dapat dilengkapi semua, kita akan menjadikan satu berkas dokumen ijin operasional, pengajuan ini kami kira akan berbeda dari daerah satu dan daerah lain, ada daerah yang sudah menggunakan pendaftaran melalui internet, sehingga dokumen di scan dan dilampirkan, ada daerah yang pengajuannya harus mealui loket tertentu dengan mengambil stop map yang berwarna dan tulisan tertentu dan lain-lain. Dalam pengajuan ini ada strateginya agar dokumen kita lebih cepat dan diperhatikan untuk diproses. Kita harus menanyakan kegiatan dari bagian perijinan ini nomer yakni : apakah banyak yang mengajukan ijin di bagian ini, bagaimana jadwal selanjutnya dalam proses pengajuan ini dan bisakah kita berkonsultasi dengan petugas yang melakukan proses pengecekan kelengkapan syarat ijin ini, jika bisa meminta nomer telpon petugas yang melakukan proses pengecekan dokumen ini dan jangan lupa dalam surat pengantar dokumen tersebut kita cantumkan nama dan nomer telpon kita secara jelas agar dapat dihubungi secara langsung jika proses ini ada kekurangan.

Biasanya proses ini kita tidak perlu memberikan sesuatu kepada petugas yang melakukan kegiatan ini, petugas ini di pemerintah daerah tertentu akan di perhatikan kinerjanya, apalagi daerah yang sudah menerapkan standar ISO, sehingga waktu melakukan memasukkan data akan diberi waktu sesuai standar kerja. Namun ada di beberapa pemerintahan daerah tertentu petugasnya akan memepersulit dokumen ini untuk diperiksa, sehingga kita tidak akan dikabari keberadaan proses perijinan ini sampai kita menanyakan sampai sejauh mana perijinan ini diproses. Jika kita mendapatkan hal seperti ini, maka biasanya petugas akan menginformasikan akan ketidak lengkapan dokumen yang kita sampaikan, yang dimana ketidak lengkapan dokumen  ini bukan masalah pokok, namun hal ini akan menjadikan petugas tersebut menunda proses ketahap selanjutnya. Disinilah kegunaan nama dan  nomer telpon petugas yang melakukan proses pengecekan dokumen, dengan nama dan nomer telpon tersebut kita dapat melakukan kontrol dan mengecek tindaklanjut akan proses dokumen kita. Selalu lakukan evaluasi tindak lanjut atas dokumen yang kita masukkan minimal seminggu sekali.

Jika petugas tersebut mempersulit jalannya dokumen untuk proses selanjutnya, maka kita bisa bertanya, syaratnya apa agar dokumen tersebut lolos dan bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya. Jika petugas tersebut meminta sejumlah uang secara langsung, maka perhatikan dan cari informasi mengenai perijinan tersebut dengan menghubungi orang lain yang pernah melakukan perijinan itu, jika kita tidak ingin repot maka berikan uang kepada petugas tersebut sewajarnya dan jangan diberikan semuanya, kita usahakan untuk memberikan sejumlah uang tersebut di awal pekerjaan sebagai uang muka dan di ahkir pekerjaan setelah dokumen tersebut jadi dan diproses dengan benar.

Langkah ke 8 ( delapan ) Pemantauan dokumen  dan pendampingan tim survei lapangan

Kini saatnya kita selalu melakukan monitoring  dan evaluasi sejauh mana dokumen ini diproses oleh petugas perijinan.

Dokumen tersebut biasanya akan diproses sesuai dengan langkah-langkah yang tercantum di lembar perijinan/ di tulis di prosedur tetap di ruangan perijinan. Pastikan kita tahu waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses ini. Biasanya memakan waktu 1 minggu sampai 3 minggu. Sebaiknya kita selalu pro aktif, karena jika perijinan ini jika tidak kita monitor maka kita akan tertunda kegiatan-kegiatan lainnya. Sebaiknya lakukan monitoring di pagi hari sekitar jam 8.00 – 9.00 dengan menelpon petugas atau mendatangi kantor perijinan seminggu sekali dan sebaiknya pada hari Senin dan Kamis.

Setalah petugas perijinan memberitahu kepada kita kapan tim akan berkunjung ke lokasi klinik kita, maka kita segera atur jadwal keberangkatan tim tersebut. Tim tersebut terdiri dari petugas perijinan, petugas yankes dinas kesehatan kota/kabupaten dan dari perwakilan organisasi profesi ( masih jarang ).

Usahakan mereka menepati jadwal kunjungan ke tempat kita dengan menawarkan mobil atau taksi sebagai alat transportasi mereka mengunjungi tempat kita. Dengan memberikan mobil atau menyediakan transportasi ini kita akan dapat mendekati dan mengetahui kebutuhan mereka atas perijinan ini. Walaupun mereka dari dinas ada mobil transportasi yang mengantarkannya, namun jadwal mobil tersebut selalu penuh dan padat karena banyak yang menggunakan sedangkan mobil operasional itu terbatas.

Sesampainya mereka di lokasi tempat perijinan ini, usahakan kita telah mempersiapkan / mengkondisikan keadaan tempat kita, yang perlu diperhatikan disini adalah :

• Penampakan / tangible dari tempat usaha kita, seperti kebersihan, tempat sampah, keadaan kamar mandi/kecil,
• Kelengkapan dari peralatan yang kita sediakan, seperti emergensi set, tabung oksigen, stand infus, alat sterisator, alat pemusnah /pembuangan benda tajam/jarum.
• Kelengkapan dan kesesuaian dari dokumen diri dan pelengkan yang telah kita lampirkan dengan keadaan sebenarnya.
• Usahakan dokter penanggungjawab, dan perawat hadir dalam survei lapangan oleh petugas perijinan ini.
• Petugas perijinan juga manusia, mereka juga membutuhkan perhatian, jangan pelit untuk memberikan buah tangan atau jamuan berupa snack atau makan siang.
• Catat apa yang di keluhkan atau disarankan oleh petugas perijinan, dan catatan kekurangan ini dapat kita kita penuhi selanjutnya.

Langkah ke 9 ( Sembilan ) Melengkapi dokumen / syarat yang kurang menurut tim perijinan.

Kadangkala walaupun kita sudah mempersiapkan sedemikian rupa akan kelengkapan atas sarana dan prasarana untuk pembukaan klinik ini, namun pasti  ada kekurangan dan masukkan dari petugas perijinan tersebut. Langkah ini kami sediakan jika dalam syarat untuk ijin operasional klinik ini kurang atau dengan catatan. Saran kami agar memenuhi saran tersebut, jika tidak memungkinkan karena harus merubah desain atau membongkar bangunan, maka negosiasikan kepada petugas perijinan bagaimana sebaiknya dan apa syaratnya agar ijin tersebut keluar tanpa merubah hal yang sudah ada karena memerlukan biaya yang besar. Karena kita telah memperlakukan petugas tersebut dengan baik sebagai manusia juga, disinilah peranan kita untuk dapat melakukan negosiasi. Hukum timbal balik dalam kehidupan selalu ada, jika kita memperlakukan baik maka kita diperlakukan dengan baik, maka selalu bersikaplah selalu baik tanpa menggurui, menghakimi bahkan melecehkan profesi mereka. Jangan langsung memberikan uang pelicin, namun bicarakan apa yang dapat kita bantu sehingga mereka dapat memebantu kita. Kadang-kadang mereka tidak selalu meminta uang, namun mereka dapat kita ajak negosiasi akan kepentingan dan kebutuhan mereka. Sekali lagi jangan menawarkan uang secara langsung kepada mereka, tetapi tawarkan solusi atas permasalahan mereka dan jalin kekerabatan dengan mereka, hal tersbut yang terbaik menurut kami.

Langkah ke 10 ( Sepuluh ) Menunggu ijin keluar dan mempersiapkan pembukaan perdana ( Grand Launching )

Ahkirnya kita sampai dilangkah terakhir dalam melakukan pengurusan perijinan yang baik agar klinik yang kita akan operasionalkan dapat mengoptimalkan investasi, dan tidak menggunakan dana untuk keperluan yang tidak dominan dalam keberhasilan usaha klinik kelak.

Ijin akan diproses setelah semuanya sesuai dengan prosedur tetap dan persyaratan telah dilengkapi dengan baik dan benar. Pemrosesan perijinan ini membutuhkan waktu kira-kira 1 minggu setelah melakukan survei cek lapangan.Jika semua syarat dan ketentuan telah dipenuhi sesuai dengan langkah ke sembilan,sambil menunggu ijin keluar, kita dapat memulai soft opening klinik dengan mulai menempatkan petugas yang jaga untuk memulai membuka klinik. Dalam soft opening ini, kami sarankan untuk memberikan pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai kompetensi dan kewenangannya untuk mengurangi resiko atas tindakan medis yang dilakukan oleh dokter praktik. Karena klinik dalam rangka soft opening maka lakukan pelayanan yang dapat kita lakukan, jangan memeberikan janji terlalu muluk-muluk, over promises under delivery.

Dalam soft opening ini dapat kita perhatikan :

• Ketepatan para staf dalam membuka dan menutup gerai sesuai aturan yang diberikan, dalam pengamatan ini kita harapkan mendapatkan informasi dari staf yang berangkat / pulang untuk membuka gerai dan menutup gerai, apakah ada gangguan dalam melaksanakan tugas oleh orang yang kurang berkepentingan, seperti preman,tukang parkir, orang yang mabuk atau bahkan orang yang dengan jelas meminta peran dalam keamanannya. Pastikan dalam perjalanan tugas dari para staf, apakah ada kesulitan transportasi, kesulitan dalam perjalanannya karena faktor keamanan / jalan yang dilalui oleh para staf yang tidak aman (banyak perampok,jambret, atau kondisi lainnya)

• Jam kerja mitra praktik seperti dokter, apakah bisa dipenuhi. Dalam pengamatan ini kita mendapatkan informasi apakah dokter/mitra kerja yang kita ajak untuk bekerjasama bertangung jawab atas perannya dalam ikut bertugas di klinik yang kita akan buka.
• Peralatan medis dan peralatan pendukung lainnya apakah bekerja sesuai dengan harapan. Kita dapat melakukan pengecekan apakah komputer, ac, lampu, kulkas dan barang elektronik lainnya dapat berfungsi secara optimal sepanjang hari, juga kita memastikan apakah peralatan medis yang kita siapkan dapat dipergunakan secara layak, seperti tensimeter, lampu tindakan dan sebagainya. Dalam hal ini kita perlu memastikan kondisi tegangan listrik disekitar kita, apakah komputer atau lampu bekerja normal ( tidak hidup, mati dan berkelap-kelip), jika ada gangguan tegangan listrik kita segera memberitahukan ke PLN setempat dengan menelpon 123 untuk gangguan ini, seperti pernah kita alami tegangan kita tidak stabil dan ahkirnya menimbulkan kebakaran di meteran listrik.
• Kesesuaian diskripsi kerja bagi para staf dan mitra kerja yang bertugas. Apakah ada beban yang terlalu berlebihan atau terlalu ringan yang ditugaskan kepada staf dan mitra dokter kita, kita akan mendapatkan masukkan dari mereka dan menindaklanjuti untuk mencari solusinya.
• Pencatatan kejadian luar biasa yang terjadi dalam jam operasional klinik. Petugas jaga kita harus melaporkan setiap kejadian yang janggal, seperti adanya pengamen yang datang setiap hari, adanya orang yang periksa setiap hari tetapi tidak terjadi apa-apa , adanya penawaran-penawaran yang bersifat mengancam dan sebagainya. Dalam hal ini kita dapat menari solusinya agar setelah melakukan grand launching tidak mengalami gangguan yang tidak pokok.

Setelah melakukan pengamatan dalam soft launching, biasanya kita berikan waktu sebulan penuh, maka kita juga akan mempersiapkan untuk grand Launching.

AIDA

Prinsip untuk melakukan Grand launcing adalah prinsip AIDA,yakni  Attention, Interest, Desire & Action

Attention = menarik perhatian kalayak umum,masyarakat , orang sekitar untuk melihat, atau berkunjung ke gerai kita. Dalam melakukan hal ini yang paling baik adalah melakukan kegiatan yang sensasional dan lain dari pada yang lain sehingga dapat diliput oleh media. Gunakan sarana publikasi yang dapat dijadikan berita lokal atau regional seperti pengobatan masal untuk 1000 anak dhuafa, pemeriksaan kesehatan untuk 1000 lansia dan sebagainya. Sesuaikan  kegiatan tersebut dengan kondisi sosial, ekomomi, dan budaya masyarakat di wilayah setempat, seperti yang telah kita laksanakan di langkah ke tiga bagian sosekbud masyarakat. Semakin detail pengamatan kita akan kebutuhan masyarakat setempat dan kita penuhi kebutuhan tersebut,semakin besar untuk menarik perhatian dari masyarakat sekitar. Untuk dapat menarik massa dan melihat gerai kita, kegiatan hal trersebut diatas dapat digabungkan dengan membuat spanduk, umbul-umbul atau balon disekitar gerai kita atau memutar musik yang dapat didengarkan oleh pengguna jalan didepan gerai kita.

Interest = Tertarik. Buat masyarakat  yang tahu akan kegiatan tersebut diatas untuk ikut bergabung dan mencari tahu ada apa. Beri mereka contoh, demonstrasi secara murah atau gratis, sesuaikan dengan anggaran pemasaran kita. Fokuskan agar para pengunjung yang telah datang mencoba layanan kita dengan harga murah atau gratis. Dan penuhi rasa ingin tahu mereka.

Desire= Minat. Pengunjung yang telah datang, kemudian dibuat untuk mencoba produk layanan kita secara gratis atau murah, kemudian yakinkan kepada mereka bahwa produk/jasa yang kita berikan adalah cocok untuk memenuhi harapan dan impian mereka.

Action = Bertindak. Jadikan pengunjung tersebut untuk mengambil tindakan, seperti melakukan pembelian. Banyak hal yang dapat kita lakukan agar pengunjung tersebut membeli sesuatu di tempat kita, yakni memberikan hadiah terbatas, memeberikan diskon terbatas, memeberikan paket penjualan yang hanya dijual pada saat itu saja. Yang paling tepat agar pengunjung melakukan penjualan adalah dengan mempermudah transaksi tersebut dan memberikan hadiah/voucer.

Jadi yang harus disiapkan dalam pelaksanaan Grand launching atau memulai membuka bisnis secara besar-besaran adalah memperisiapkan diri atas ketidakpastian yang akan terjadi. Kadang kita bisa merencanakan namun kita mendapatkan rencana tersebut tidak dapat berguna sesuai dengan rencana yang ada. Untuk mengurangi dampak kerugian yang besar, maka acara grand launcing ini harus di tes dan diukur dalam skala kecil baru kita cobakan dalam skala besar-besaran.

Saran kami adalah selalu tes dan ukur setiap kegiatan kita, agar kita mengetahui proses /kemajuan kegiatan yang talah dilakukan. Tidak kalah pentingnya adalah kedekatan kita dengan pejabat dan tokoh masyarakat setempat. Dalam acara grand launching ini diharapkan agar pejabat dan tokoh masyarakat dapat menghadiri acara  ini untuk dapat memeberikan masukan kepada kita dan menggunakan figur atau kepopuleran mereka untuk mendapatakan perhatian lebih bayak lagi dari masyarakat yang kenal/mengetahui mereka. Buat sedemikian rupa agar para pejabat dan tokoh masyarakat ini memeberikan testimoni, kemudian ucapan/tulisan  yang didapat, kita gunakan sebagai bahan & materi pemasaran kita kelak.

Demikian 10 langkah yang dapat kita bagikan, dengan mengikuti ke sepuluh langkah tersebut, menurut pengalaman empiris kami, uang yang dikeluarkan akan dapat kita monitoring dan kontrol penggunaannya sehingga akan mengoptimalkan ROI ( Return Of Investement ) uang yan kita keluarkan.

Jangan lupa selalu mencatat semua kegiatan 10 langkah ini ke dalam buku kerja, seberapa jauh kegiatan tersebut dan seberapa besar uang yang telah dikeluarkan.

Anggota klinikmandiri yang kami banggakan,

Halaman ini kami peruntukan bagi anggota untuk menulis kesan , pengalaman dan pertanyaan seputar pengurusan perijinan untuk Klinik. Silahkan untuk berbagi bersama anggota lain Dengan mengisi kolom diskusi dibawah ini.